पूर्व में यह भी होता था कि यदि उनके दस्तावेज नहीं मिलते थे तो उन्हें दोबारा आवेदन देना पड़ता था। वहीं अब वेबसाइट पर उपलब्ध होने से अब वे समय से अपना नोटिफिकेशन वेबसाइट से ही डाउनलोड कर लेंगे। बीयू ने नई व्यवस्था के तहत अक्टूबर और नवंबर माह में हुई सभी पीएचडी मौखिक परीक्षा के बाद विद्यार्थियों के नोटिफिकेशन विश्वविद्यालय की वेबसाइट पर डाल भी दिया है।

विश्वविद्यालय प्रबंधन के मुताबिक कुलपति प्रो. एसके जैन ने निर्देशित किया है कि विद्यार्थियों से जुड़े सभी काम समय पर हों और प्रक्रिया भी सहज और पारदर्शी हो, ताकि कोई भी विद्यार्थी परेशान ना हो। सभी विद्यार्थियों के दस्तावेज डिजीटल लाकर में सुरक्षित रहें, ताकि समय पर सहजता से उपलब्ध हों। विवि इस दिशा में निरंतर प्रयत्नशील है। इस क्रम को जारी रखते हुए पूर्व में हुए सभी पीएचडी अवार्ड के नोटिफिकेशन शीघ्र ही विश्वविद्यालय के वेबसाइट पर डाल दिए जाएंगे। विवि सितंबर 2023 के छात्रों से शुरू करते हुए पिछले पांच साल के छात्रों के दस्तावेज विवि की वेबसाइट पर अपलोड कर देगा। इससे विद्यार्थी कहीं से भी अपने दस्तावेज डाउनलोड कर प्राप्त कर सकते हैं।